Zaman Yönetimi - Getting Things Done Yöntemi

Getting Things Done Yöntemi; 

Sabah güne başlarken sosyal medya hesabından yakın bir arkadaşının doğum gününün bugün olduğunu görüyorsun ve gün içerisinde arayıp kutlarım diye aklından geçirip sosyal medyada gezintiye devam ediyorsun. Yoğun geçen bir iş gününün sonunda eve doğru giderken kafanda günün değerlendirmesini yapıyorsun ve aniden yakın arkadaşının doğum gününü kutlamadığını hatırlıyorsun. Eve gidince ararım deyip kafanda günün değerlendirmesini yapmaya devam ediyorsun. Tam eve vardığında yöneticinden gelen acil kategorisindeki e posta ile tüm geceni o raporu yazmak için harcıyorsun. Sabah uyandığında ise mutlu yıllar dilemek için geç aldığını hatırlıyorsun.

Tüm bunların aslında basit bir sebebi var; beynimiz fikir sahibi olmak içindir, onları tutmak için değil. 

Yalnızca boşaltılmış bir zihin ve organize olmuş düşünceler ile etkili sonuçlar elde edebiliriz. 

Getting Things Done yönteminde işlerin yapılması 5 adımdan oluşur. Yakalama, işleme, organize etme, gözden geçirme ve devreye alma.

1. Adım: Capture

Her şey tüm fikirleri, görevleri, projeleri kısaca her şeyi yakalamak ile başlar. Her gün önümüze gelen bilgi parçalarını toplamalıyız. Bu bilgi parçaları e postalar, mektuplar, çağrılar, birileriyle konuşarak gelen eylem öğeleri, yaratıcılık ve hayal gücü ile doğmuş fikirler ve görevler gibi şeylerdir. Bu bilgiler nereden gelirse gelsin onları bir yere kaydetmeliyiz. Çünkü bu bilgilerin hepsini beynimizde eksiksiz olarak tutmamız mümkün değildir. 

2. Adım: Process

Yakaladığımız her bir öğe için kendimize bu soruyu soruyoruz: Bu, işlem yapılabilir bir öğe mi?  İşlem yapılabilir ise, yani bir cevap yazılması gerekiyorsa; örneğin bir konu hakkında sizden bilgi isteyen bir iş arkadaşınızdan gelen e posta olabilir. Bunun için kendimize tekrar sormalıyız; bu cevabı 2 dakika içinde yazabilir miyim? Bu e postayı yanıtlamak 2 dakikadan az sürede cevaplanabilecek ise hemen cevaplamalıyız. Konu ile ilgili 20 dakikalık bir cevap yazmamız gerekiyorsa bunu planlamak daha sağlıklı olacaktır. İşlem yapılamaz ise, yani size sadece bilgi amaçlı gelen, cevap yazmanız gereken bir e posta değilse (kredi kartı hesap ekstreniz vb.) 2 seçeneğimiz var. Sakla veya çöpe at. Her bilgi için aynı işlem tekrarlanmalıdır. 

3. Adım: Organize

İşlenmiş tüm bilgilerin düzenlenmesi gereken ve asıl sihrin yapıldığı adımdır. Artık elimizde daha önce yapmadığımız tüm işlem yapılabilir öğelerden bir işlem listemiz var. Şimdi bu işlem yapılabilir öğeleri 3 kritere göre organize etmeli ve önceliklendirmeliyiz. Projeye göre, zamana göre ve içeriğe göre. Kendi içinde anlamlı olanları aynı grup altında toplamalıyız. Örneğin yıl sonu toplantısı için hazırlayacağın sunum ve çocuğunun doğum günü için hazırlayacağın sürpriz doğum günü organizasyonu aynı kategoride yer almaktadır.

Tamamlanması için son bir tarihi olan yada belirli bir zamana sahip eylemler için (yakın arkadaşının kutlamayı unuttuğun doğum günü ) bir takvim kullanılmalıdır. Son grup içinse aramamız gereken kişileri, yapmamız gereken alışveriş listesi gibi eylemleri gruplandırabiliriz. Birden fazla kategoriye sahip eylemleri eşleştirebiliriz. 

4. Adım: Review

Her hafta tüm öğelerimizi gözden geçirmemiz ve gerekirse düzenlememiz gerekmektedir. Her öğe olması gereken yerde mi? İşlem yapılabilme durumuna göre öğeler gruplandırılmış mı? Geçmiş zamanlardan devreden bir karmaşık bilgi dağı ile karşılaşmak istemiyorsak her hafta ve her ay gözden geçirme adımını tekrarlamalıyız. Örneğin bir kitap yazıyorsak bir ay sonunda hedeflediğimiz sayfa sayısına ulaştığımızı kontrol etmeliyiz. 

5. Adım: Engage 

Bu adım artık gerçekten ''meşgul'' olduğumuz adımdır. Takvimimiz bugün yapmamız gereken tüm görevleri içermelidir. Proje listemiz, bir projeyi ileri taşımak için yapmamız gerekenleri bize söyleyecektir. Bu liste daha önce birbiriyle uyumlu öğelerin bir araya toplanması ile oluşturulmuştu. Haftaya yetiştirmemiz gereken raporu yazarken gelen e postaya ne yapmamız gerektiğini artık biliyoruz. 2 dakika içerisinde cevaplayabileceğimiz bir konu ise cevaplayıp geçiyoruz. Daha uzun bir süre alacaksa 1. adım capture yolluyoruz. Bu döngü kontrolümüz olduğu sürece devam edecektir.