Müzakere Yönetimi
Müzakere Nedir?
Müzakere, çözüme bağlanması gereken bir sorun üzerinde ilgili taraflarca görüş alışverişinde bulunma, görüşme, danışmadır. (Türk Dil Kurumu)
Müzakerenin ne olduğunun anlaşılabilmesi için önce ne olmadığının anlaşılması gerekir. Müzakere, sıklıkla ikna etme, empoze etme (bir şeyi zorla benimsetmek, dayatmak, kabul ettirmek) pazarlık, rekabet ya da uyumlu olma ve taviz vermeyle karıştırılan bir kavramdır.
Anlaşmazlık durumlarında müzakere etme yerine pazarlık etme daha yaygın bir durumdur. Bu durumlarda taraflar ya baskıcı bir tutumla birbirilerini ikna etmeye çalışıyor ya da ilişkileri korumak adına bir taraf diğer tarafa tavizler veriyor.
Bu çelişkiden kurtulmanın en barışçıl ve çözüm odaklı yolu müzakeredir. Müzakere ilişkileri koruyup güçlendirirken, iki tarafın da tatmin olacağı çözümleri bulmaya odaklanır.
Müzakere, ilişki kurma ve iki tarafın kazanacağı optimal bir çözüm bulma işidir.
Müzakere Sürecinin Aşamaları
Müzakere süreci genel anlamda 3 aşamadan oluşur;
Müzakere, çözüme bağlanması gereken bir sorun üzerinde ilgili taraflarca görüş alışverişinde bulunma, görüşme, danışmadır. (Türk Dil Kurumu)
Müzakerenin ne olduğunun anlaşılabilmesi için önce ne olmadığının anlaşılması gerekir. Müzakere, sıklıkla ikna etme, empoze etme (bir şeyi zorla benimsetmek, dayatmak, kabul ettirmek) pazarlık, rekabet ya da uyumlu olma ve taviz vermeyle karıştırılan bir kavramdır.
Anlaşmazlık durumlarında müzakere etme yerine pazarlık etme daha yaygın bir durumdur. Bu durumlarda taraflar ya baskıcı bir tutumla birbirilerini ikna etmeye çalışıyor ya da ilişkileri korumak adına bir taraf diğer tarafa tavizler veriyor.
Bu çelişkiden kurtulmanın en barışçıl ve çözüm odaklı yolu müzakeredir. Müzakere ilişkileri koruyup güçlendirirken, iki tarafın da tatmin olacağı çözümleri bulmaya odaklanır.
Müzakere, ilişki kurma ve iki tarafın kazanacağı optimal bir çözüm bulma işidir.
Müzakere Sürecinin Aşamaları
Müzakere süreci genel anlamda 3 aşamadan oluşur;
- Müzakereye hazırlık aşaması,
- Müzakerenin yürütülmesi aşaması,
- Müzakerenin sonuçlandırılması aşaması.
1. Müzakereye Hazırlık
Müzakere öncesinde gerçekleştirilen planlama ve hazırlık süreci müzakerenin en hayati
kısmıdır. Tarafların hazırlık aşamasını etkin bir şekilde değerlendirmeleri müzakere sürecindeki başarılarını etkileyen önemli etkenlerden biridir. Müzakere masasındaki güç kavramı, kimin daha iyi hazırlıklı olduğuyla ilgilidir.
Bu aşamada konular, uzun ve kısa vadeli hedefler, amaç ve sıraları belirlenir. Müzakere süreci boyunca ortaya çıkabilecek fırsatlar ve sorunlar değerlendirilir; tarafların asıl ilgi noktaları, güçlü ve zayıf yönleri tespit edilmeye çalışılır.
Müzakerelerde gelinebilecek son nokta, kabul edilebilecek en aşağı koşul olan alt sınır ve en iyi olası durumu ifade eden üst sınır, esneklik sağlayacak şekilde belirlenir.
Müzakere konusu içinde bilgi, en önemli güç kaynağıdır. Hazırlık aşamasında taraflar, müzakere yapılacak konunun öncesinde, karşı tarafın durumuyla ilgili bilgi toplar.
Müzakere sürecinde bilgi elde etmek, özellikle karşı taraftaki müzakerecilerin çıkarları ve hedefleri hakkında bilgi sahibi olmak, karşı tarafı etkilemede kritik bir işleve sahiptir. Karşı tarafın mevcut kaynakları sorunları, çıkarları, ihtiyaçları, hedefleri ve alternatifleri hakkında bilgi sahibi olmak takip edilecek stratejilerin belirlenmesinde önemli rol oynar.
Taraflar, sadece karşı tarafla değil kendileriyle de ilgili doğru ve objektif saptamalar
yapmak zorundadırlar. Müzakere edilecek konular, hedefler, çıkarlar, taviz sınırları ve
önceliklerle ilgili data oluşturma ve bunları organize etme istenilen sonuçlara ulaşmada
avantaj sağlayacaktır. Taraflar bilgi toplamanın yanı sıra müzakerenin gidişatını öngörerek
olası senaryolar üzerinde çalışırlar ve bunlara göre A planı, B planı vs. oluştururlar. Hazırlık
aşamasında tarafların, farklı alternatifler hazırlayarak müzakere masasına gitmeleri müzakere gücünün anahtarıdır denebilir.
yapmak zorundadırlar. Müzakere edilecek konular, hedefler, çıkarlar, taviz sınırları ve
önceliklerle ilgili data oluşturma ve bunları organize etme istenilen sonuçlara ulaşmada
avantaj sağlayacaktır. Taraflar bilgi toplamanın yanı sıra müzakerenin gidişatını öngörerek
olası senaryolar üzerinde çalışırlar ve bunlara göre A planı, B planı vs. oluştururlar. Hazırlık
aşamasında tarafların, farklı alternatifler hazırlayarak müzakere masasına gitmeleri müzakere gücünün anahtarıdır denebilir.
Etkin bir planlama için;
- Müzakere edilecek konuların ve sorunların tanımlanması,
- Müzakere konularından önemli olanların belirlenmesi,
- Birbiriyle ilişkili olan konuların saptanması,
- Çıkarların ve hedeflerin belirlenmesi,
- Alternatiflerin belirlenmesi,
- Alternatiflerin ölçülmesi ve önceliklendirilmesi,
- Fikirleri destekleyici kanıtlar oluşturulması,
- Karşı tarafın analizi ve önceliklerinin belirlenmesi,
- Taviz sınırlarının tespiti,
- Müzakere stratejisinin belirlenmesi.
2. Müzakerenin Yürütülmesi
Bu aşama, müzakere konusunun netleşmesiyle birlikte tarafların konuyla ilgili taraf oluş
özelliklerini yansıtan görüşlerini karşı tarafla değiş-tokuş etme aşamasıdır. Bu aşamada taraflar, birbirlerinin konuyla ilgili savunularına ve formüllerine ilişkin rekabetçi ya da işbirlikçi tavırlar sergileyerek temaslarını sürdürürler. Karşı tarafın teklifleri, beklentileri, rekabetçi veya işbirlikçi olması süreç açısından belirleyici olabilmektedir. Bir başka deyişle, müzakerenin yürütülmesinde, tarafların birbirlerini bir daha görüp görmeyeceği, aralarındaki
Bu aşama, müzakere konusunun netleşmesiyle birlikte tarafların konuyla ilgili taraf oluş
özelliklerini yansıtan görüşlerini karşı tarafla değiş-tokuş etme aşamasıdır. Bu aşamada taraflar, birbirlerinin konuyla ilgili savunularına ve formüllerine ilişkin rekabetçi ya da işbirlikçi tavırlar sergileyerek temaslarını sürdürürler. Karşı tarafın teklifleri, beklentileri, rekabetçi veya işbirlikçi olması süreç açısından belirleyici olabilmektedir. Bir başka deyişle, müzakerenin yürütülmesinde, tarafların birbirlerini bir daha görüp görmeyeceği, aralarındaki
ilişkinin uzun vadeli olup olmayacağı müzakerenin seyrini etkileyen çok önemli bir faktördür.
Müzakerelere başlarken güçlü bir açılış yapmak, müzakerelerin seyri için önemli bir husustur. Tarafların birbirinden alacakları ilk izlenimler müzakere sürecinde etkili olacaktır.
Örneğin, açılışta selam vermek ve kendimizi tanıtmak olumlu davranışlar olarak kabul edilir.
Örneğin, açılışta selam vermek ve kendimizi tanıtmak olumlu davranışlar olarak kabul edilir.
Müzakerelerde belirlenen değişkenler temelinde taviz alıp verme, müzakerelerin
yürütülmesi aşamasındaki belki de en önemli, fakat bir o kadar da zor ve karmaşık olan
kritik bir faaliyettir. Oldukça dinamik bir yapıya sahip olan bu faaliyetler müzakerelerin
başarısı ile yakından ilişkilidir. Bir müzakereye verilecek tavizleri önceden planlamadan
girmek de sonuçları açısından felaket olabilir.
yürütülmesi aşamasındaki belki de en önemli, fakat bir o kadar da zor ve karmaşık olan
kritik bir faaliyettir. Oldukça dinamik bir yapıya sahip olan bu faaliyetler müzakerelerin
başarısı ile yakından ilişkilidir. Bir müzakereye verilecek tavizleri önceden planlamadan
girmek de sonuçları açısından felaket olabilir.
Müzakere sürecinde yer alan en önemli iki unsur müzakere stratejileri ve taktikleridir.
Uygulanacak olan strateji ve taktiklerin yanı sıra, karşı tarafın uyguladığı taktiklere karşı uygun cevapların verilmesi de önemlidir. Karşı tarafın bizi zayıf noktalarımıza çekmek, kararlılığımızı ölçmek, müzakereyi sona erdirmek ve son dakika tavizlerini almak için kullandığı gözdağı taktiklerine karşı duyarlı olmak ve uygun tepkileri göstermek gereklidir. Müzakerelerin yürütülmesi aşamasında etkileme, ikna etme, izlenim yönetimi, beden dilini etkili kullanma ve anlama gibi becerilere sahip olmanın yanı sıra etkin ve algılayıcı dinleme hatta bazen sessiz kalarak karşı tarafı konuşmaya ve bilgi sunmaya teşvik etmek etkin sonuçlara ulaşmada önemli bir rol oynamaktadır.
Uygulanacak olan strateji ve taktiklerin yanı sıra, karşı tarafın uyguladığı taktiklere karşı uygun cevapların verilmesi de önemlidir. Karşı tarafın bizi zayıf noktalarımıza çekmek, kararlılığımızı ölçmek, müzakereyi sona erdirmek ve son dakika tavizlerini almak için kullandığı gözdağı taktiklerine karşı duyarlı olmak ve uygun tepkileri göstermek gereklidir. Müzakerelerin yürütülmesi aşamasında etkileme, ikna etme, izlenim yönetimi, beden dilini etkili kullanma ve anlama gibi becerilere sahip olmanın yanı sıra etkin ve algılayıcı dinleme hatta bazen sessiz kalarak karşı tarafı konuşmaya ve bilgi sunmaya teşvik etmek etkin sonuçlara ulaşmada önemli bir rol oynamaktadır.
Müzakere sürerken rahat ve özgüvenli olmak, uzmanlık gücü ve bilgisini kullanmak, sürprizleri önlemek, süreç tıkandığında müşterek alternatifler üretmek, her şeyi kayıt altına almak, müzakereyi problem çözme havasında yürütmek ve genel olarak müzakere alanını genişletmek gibi hususlar oldukça önemlidir.
3. Müzakerenin Sonuçlandırılması
Bu aşama, müzakerelerin sonunda gelinen “el sıkışma” aşaması yani kapanış noktasıdır.
Bu aşamada taraflar süreci gözden geçirir, anlaşma ya da anlaşamamanın bedelini düşünür, detayları ve kurguladıkları formülü irdelerler. Müzakerenin başarısı anlaşma yapılmasıyla kesinlik kazanır. El sıkışma ritüeli, çoğu zaman yazılı anlaşmaların yerine geçmekle birlikte aslında “geçici” ya da “gayri resmi” anlaşmayı tasvir etmektedir. Yazılı
sözleşme hazırlanıp ilgili müzakerecilerin firma yetkilileri tarafından imzalanmadığı sürece
anlaşma gerçekleşmemiş ve müzakere tamamlanmamış sayılır. Müzakerenin tamamlanması, yazılı anlaşma metninin imzalanması ve tarafların bu metinleri kabul etmeleriyle gerçekleşir. Müzakere sonuçlarının anlaşma metinleri ile net ve anlaşılabilir bir şekilde ortaya konulması gelecekteki problemlerin çözülmesi ve sürecin işlemesi açısından önemlidir.
Anlaşmaya varma aşaması, sonuçların yasal anlamda bağlayıcılığı ve her iki tarafı
da yükümlülük altına sokması bakımından bazı yazarlara göre “en kritik safha” olarak
görülmektedir. Müzakerenin bir anlaşmayla sonuçlanması gerçek anlamda bir son olmayıp, taraflar arasında gelecekte de sürmesi muhtemel olan ilişkinin başlangıcıdır denebilir. Müzakere süreci aynı zamanda bir öğrenme sürecidir. Tüm süreç ve sonundaki anlaşmayla ilgili bir değerlendirmenin yapılması öğretici mahiyette olmasının yanı sıra, gözden kaçan noktaların yeniden değerlendirilmesine de imkan verir.
Başarılı bir müzakerede arzu edilen son nokta, her iki tarafın da müzakere masasından
memnun ayrılması, elde ettikleri sonuç ve tüm müzakere süreciyle ilgili kendilerini iyi
hissetmeleridir. Bir tarafın tatmin olmadan veya istediklerini tam elde etmeden anlaşma yapması, gerek bireysel gerekse örgütsel anlamda istenen bir durum değildir ve muhtemelen anlaşmanın uygulanabilirliği açısından sorunlar yaratacaktır.
Hiç kuşkusuz, her müzakerede muhakkak anlaşmaya varılacak diye bir şart yoktur.
Tarafların anlaşma çabalarına rağmen zaman zaman son aşamaya gelinemeden tıkanan ve
yarım bırakılan müzakereler de olabilmektedir. Tarafların etik veya saygı kurallarının dışına
çıktığı ya da orantısız taviz isteme gibi durumlarda ya da belirli taktikler başarısız olduğunda
müzakereci, müzakereyi bitirme tehdidini kullanabilir veya gerçekten müzakereye son verir. Bazı durumlarda müzakere masasını terk etmek, pek de iyi olmayan bir anlaşmaya razı olmaktan daha bile iyi olabilir. Her aşamada olduğu gibi bu durumda da alternatif bir “B planına” sahip olmakta yarar vardır.
Bu aşama, müzakerelerin sonunda gelinen “el sıkışma” aşaması yani kapanış noktasıdır.
Bu aşamada taraflar süreci gözden geçirir, anlaşma ya da anlaşamamanın bedelini düşünür, detayları ve kurguladıkları formülü irdelerler. Müzakerenin başarısı anlaşma yapılmasıyla kesinlik kazanır. El sıkışma ritüeli, çoğu zaman yazılı anlaşmaların yerine geçmekle birlikte aslında “geçici” ya da “gayri resmi” anlaşmayı tasvir etmektedir. Yazılı
sözleşme hazırlanıp ilgili müzakerecilerin firma yetkilileri tarafından imzalanmadığı sürece
anlaşma gerçekleşmemiş ve müzakere tamamlanmamış sayılır. Müzakerenin tamamlanması, yazılı anlaşma metninin imzalanması ve tarafların bu metinleri kabul etmeleriyle gerçekleşir. Müzakere sonuçlarının anlaşma metinleri ile net ve anlaşılabilir bir şekilde ortaya konulması gelecekteki problemlerin çözülmesi ve sürecin işlemesi açısından önemlidir.
Anlaşmaya varma aşaması, sonuçların yasal anlamda bağlayıcılığı ve her iki tarafı
da yükümlülük altına sokması bakımından bazı yazarlara göre “en kritik safha” olarak
görülmektedir. Müzakerenin bir anlaşmayla sonuçlanması gerçek anlamda bir son olmayıp, taraflar arasında gelecekte de sürmesi muhtemel olan ilişkinin başlangıcıdır denebilir. Müzakere süreci aynı zamanda bir öğrenme sürecidir. Tüm süreç ve sonundaki anlaşmayla ilgili bir değerlendirmenin yapılması öğretici mahiyette olmasının yanı sıra, gözden kaçan noktaların yeniden değerlendirilmesine de imkan verir.
Başarılı bir müzakerede arzu edilen son nokta, her iki tarafın da müzakere masasından
memnun ayrılması, elde ettikleri sonuç ve tüm müzakere süreciyle ilgili kendilerini iyi
hissetmeleridir. Bir tarafın tatmin olmadan veya istediklerini tam elde etmeden anlaşma yapması, gerek bireysel gerekse örgütsel anlamda istenen bir durum değildir ve muhtemelen anlaşmanın uygulanabilirliği açısından sorunlar yaratacaktır.
Hiç kuşkusuz, her müzakerede muhakkak anlaşmaya varılacak diye bir şart yoktur.
Tarafların anlaşma çabalarına rağmen zaman zaman son aşamaya gelinemeden tıkanan ve
yarım bırakılan müzakereler de olabilmektedir. Tarafların etik veya saygı kurallarının dışına
çıktığı ya da orantısız taviz isteme gibi durumlarda ya da belirli taktikler başarısız olduğunda
müzakereci, müzakereyi bitirme tehdidini kullanabilir veya gerçekten müzakereye son verir. Bazı durumlarda müzakere masasını terk etmek, pek de iyi olmayan bir anlaşmaya razı olmaktan daha bile iyi olabilir. Her aşamada olduğu gibi bu durumda da alternatif bir “B planına” sahip olmakta yarar vardır.
Yorumlar
Yorum Gönder