Zaman Yönetimi - Eisenhower Matrisi

-
Eisenhower Matrisi;


''ÖNEMLİ OLAN NADİREN ACİLDİR. ACİL OLAN İSE NADİREN ÖNEMLİDİR.''
                                                                                              
                                                                                                     Dwight D. Eisenhower


En sade zaman yönetimi yöntemlerinden biridir Eisenhower Matrisi. İş koşturmacası içinde yapmamız gereken işleri bitiremiyoruz. Belirli bir zamana sığdırmaya çalıştığımız işleri sadece aciliyet durumuna göre önceliklendiriyoruz. Fakat birçok acil iş önemli olmayabilir yada önemli bir iş acil olmayabilir. İşte tam bu noktada Eisenhower Matrisi bize işleri önem ve aciliyet derecesine göre gruplandırmamızı öğütlüyor. 

1. Grup: ACİL VE ÖNEMLİ (Alarm Durumu)

 Elimizde o an ne iş varsa bırakıp hemen tamamlamamız gereken gruptaki işlerdir. Eğer çok yoğun ve esnek olmayan günlük bir programda bu grupta bir iş yapmamız gerekirse tüm listemiz alt üst olabilir. Sürekli olarak 3. ve 4. gruptaki işlerin bu gruba girmesini engellersek stresten büyük ölçüde kurtulmuş oluruz. 

 Örneğin geçen hafta açıklanan toplantı takvimine göre hazırlamamız gereken sunum 3. grupta; yani önemli ama acil değildir. Bu sunumu hazırlamaya toplantı sabahı başlamışsak bu iş artık 1. grupta yani acil ve önemli  grubundadır. Ve o sırada da yöneticimizden toplantı için ekstra acil bir rapor hazırlamamız istenmişse hayati bir karar vermek zorunda kalabiliriz: Toplantıya sunumsuz girmek veya yöneticimize bu raporu hazırlamak için vaktimiz olmadığını söylemek.
2. Grup: ACİL - ÖNEMLİ DEĞİL 

 İşleri delege edebileceğimiz gruptaki işlerdir. Delege etmek özellikle yöneticilerin çok sık başvurduğu bir yöntemdir. Unutulmamalıdır ki her çalışan sadece kendi zamanını kullanabilir, yöneticiler ise tüm çalışanların zamanlarını. Bir çalışanın bir işi bitirmek için günlük 8 saati varsa, zamanı iyi kullanan bir yöneticinin kendi 8 saati ve çalışan sayısı çarpı 8 saat kadar vakti vardır. 
Ekip içinde de başvurulması gereken bir yöntemdir.

 Yine 1. gruptaki örnek üzerinden devam edecek olursak, toplantıya yetiştirmeye çalıştığımız sunumu hazırlarken gelen acil ve önemli gruptaki rapor hazırlama işini, yapabileceğini bildiğimiz ekip arkadaşlarımızın birinden isteyebiliriz. 
3. Grup: ÖNEMLİ - ACİL DEĞİL

 Hemen yapmamız gerekmeyen fakat ne zaman yapılacağını hemen planlamamız gereken gruptaki işlerdir. Eğer planlamaya uyulmaz ise 1. gruptaki örnek işe dönüşür. Bu grupta önemli olan sağlıklı planlama yapıp bu planlamaya uymaktır.
4. Grup: ÖNEMLİ DEĞİL - ACİL DEĞİL

 Yapılmasa da olur grubundaki işlerdir. Genellikle günlük programımızı sabote edebilecek ve zaman kaybına neden olacak işlerdir. En sağlıklısı o gün yapılacaklar listesinden çıkarılmasıdır.




      


Yorumlar

Yorum Gönder

Bu blogdaki popüler yayınlar

Zaman Yönetimi - Getting Things Done Yöntemi

-
Resim
Getting Things Done Yöntemi;   Sabah güne başlarken sosyal medya hesabından yakın bir arkadaşının doğum gününün bugün olduğunu görüyorsun ve gün içerisinde arayıp kutlarım diye aklından geçirip sosyal medyada gezintiye devam ediyorsun. Yoğun geçen bir iş gününün sonunda eve doğru giderken kafanda günün değerlendirmesini yapıyorsun ve aniden yakın arkadaşının doğum gününü kutlamadığını hatırlıyorsun. Eve gidince ararım deyip kafanda günün değerlendirmesini yapmaya devam ediyorsun. Tam eve vardığında yöneticinden gelen acil kategorisindeki e posta ile tüm geceni o raporu yazmak için harcıyorsun. Sabah uyandığında ise mutlu yıllar dilemek için geç aldığını hatırlıyorsun. Tüm bunların aslında basit bir sebebi var; beynimiz fikir sahibi olmak içindir, onları tutmak için değil.  Yalnızca boşaltılmış bir zihin ve organize olmuş düşünceler ile etkili sonuçlar elde edebiliriz.  Getting Things Done yönteminde işlerin yapılması 5 adımdan ...
Devamı

Zaman Yönetimi - Pomodoro Tekniği

-
Resim
Pomodoro Tekniği; 1980’li yıllarda Francesco Cirillo adlı bir öğrencinin zamanı daha verimli kullanabilmek için oluşturduğu bir tekniktir. 25 dakika çalışıp 5 dakika mola verme üzerine kurulu bir sistemdir. Pomodoro tekniği, diğer zaman yönetimi yöntemlerini tamamlayıcı olarak kullanılabilecek etkin bir çalışma sistemidir. Özellikle bir işe başlama konusunda konsantrasyon problemi yaşayanlar için ideal bir tekniktir.  İhtiyacımız olan tek şey zaman dolduğunda bizi uyaracak bir cihaz. Cep telefonlarının çoğunda zamanlayıcı özelliği bulunmaktadır. Eğer bu özellik cihazımızda yoksa cep telefonumuzun alarm özelliğinden faydalanabiliriz. Bu tekniği uygulamak için öncelikle yapmamız gereken görevlerin bir listesini oluşturmak ve bu listeden öncelik sırasına göre birini seçmek.  Zamanlayıcımızı 25 dakika sonra uyarı vermeye programlayıp çalışmaya başlayabiliriz. Bu tekniği uygularken dikkat etmemiz gereken en önemli detay 25 dakikalık çalışma aşamasında ...
Devamı

Analitik Düşünme

-
Resim
Analitik Düşünme Nedir? Analitik düşünme, herhangi bir problemi bir bütün halinde değerlendirmeyip, onu anlamlı parçalara ayırarak ve her bir parçayı kendi içinde değerlendirip genel probleme neden olan parçayı bularak, onu çözmeye veya geliştirmeye çalışan düşünme tekniğidir. Bu düşünme tekniği ile çözülmesi imkansız gibi görünen en karmaşık problemler bile rahatlıkla çözüme kavuşturulabilir. Analitik düşünme özellikle yöneticilerin sahip olması ve uygulamalı olarak ekibine aşılaması gereken bir tekniktir.  Örnek olay; X Bölge satış hedefi aylık 16k, toplamda 48k olup, 3 aylık çalışan bazlı hedef dağılımı aşağıdaki gibidir. X Bölge 3 ay sonunda 48k olan hedefini 35k olarak tamamlamış olup çalışan bazlı gerçekleşen hedefler aşağıdaki gibidir. X Bölge tablosal değerlendirmesinde; Ali toplam 12k olan hedefini 5k olarak tamamladı. Ayşe toplam 12k olan hedefini 13k olarak tamamladı. Ahmet 12k olan hedefini 9k olarak  ta...
Devamı