Zaman Yönetimi

Zaman nedir? 

Zaman; arka arkaya dizilmiş olayların ve olguların algılanmasıdır. 

Zaman; olayları ölçebildiğimiz bir süreçtir.

Zaman yenilenmesi mümkün olmayan bütün kaynakların en değerli olanıdır.Zaman diğer kaynaklardan farklı olarak ; alınıp satılamaz, biriktirilemez, başkasından aktarılamaz, depolanamaz, üretilemez, çoğaltılamaz, ve değiştirilemez. Ancak zaman tasarruflu kullanılabilir.

Genel anlamda zaman; kısıtlı bir kaynaktır, telafisi yoktur.

Temel Zaman Çeşitleri

• Gerçek zaman; Objektif zaman olarak da adlandırılır. Saatin gösterdiği zamandır. Bu zaman izlenebilir bazı değişmelerle ölçülebilir. Yıldızların hareketi, dünyanın dönmesi gibi düzenli olarak izlenen bazı fiziksel olaylar; veya bir saatin çalışması gibi suni olarak yapılan bazı düzenli hareketler esas alınır.
• Psikolojik zaman; Subjektif zaman da denir. Hissedilen zamandır. Saatin neyi gösterdiğine bakılmaksızın bir olayda geçen süreyi kısa veya uzun hisseder ve buna göre kısa veya uzun süre diye karar veririz. Saat zamanı çok kesin birimlerle ölçülürken, subjektif zamanın anlaşılması güçtür.
• Biyolojik zaman; Biyolojik saat, alışkanlıklara göre bedenin adapte olduğu zamandır. Çoğu zaman uyanmak için kurduğumuz saatin alarmı çalmadan biraz önce uyanırız. Bir biyolojik saat, bize kalkma zamanının geldiğini söylemiştir. Biz derece derece uyuma ve uyanma saatlerini değiştirirsek, biyolojik saatte yeni programa kendisini ayarlayacaktır.
• Yönetsel zaman; Yönetsel zaman, birden çok insanı bir araya getirebilecek nitelikteki bir amaç belirlemesi ile bu amaca ulaşmak için yerine getirilen planlama, örgütleme, yürütme, koordinasyon, denetim ve yönetici eğitimi faaliyetlerinin gerektirdiği iş gören ve makine zamanı toplamıdır.

Zaman Yönetimi Nedir? 

Zaman yönetimi, zamanı verimli kullanarak, belli bir zaman dilimine daha fazla iş ve etkinlik sığdırmaktır. Zaman yönetimi, zamanı verimli kullanarak, ondan kazandığımız zamana başka işler için yer açmaktır. Kısaca zaman yönetimi, zaman israfını ortadan kaldırarak, kontrolümüz dışında akan zamanı daha dolu yaşamaktır.

Zaman Yaratmak

Zaman yaratabilmek için hayatımızdaki aktif ve pasif uğraşları belirlememiz gerekmektedir. 

• Aktif uğraşlar; bir rapor üzerinde çalışmak, kitap yazmak, müzik aleti çalmak vb.
• Pasif uğraşlar; müzik dinlemek, video / film izlemek vb.

Pasif uğraşları aktif uğraşlarımıza katarak zaman yaratabiliriz. Örneğin önemli bir rapor yazarken dikkatimizi dağıtmayacak şekilde klasik müzik dinleyebiliriz. 

Zaman Yönetiminde Devamlılık

Zaman yönetimindeki amaç bir şey üretmekse devamlılık esastır. Bir işe anda çok fazla zaman ayırmak yerine düzenli periyotlarla sürekli çalışmak daha sağlıklı bir üretkenlik sağlayacaktır. 

Zaman Yönetimi Yöntemleri

Getting Things Done Yöntemi; 

Sabah güne başlarken sosyal medya hesabından yakın bir arkadaşının doğum gününün bugün olduğunu görüyorsun ve gün içerisinde arayıp kutlarım diye aklından geçirip sosyal medyada gezintiye devam ediyorsun. Yoğun geçen bir iş gününün sonunda eve doğru giderken kafanda günün değerlendirmesini yapıyorsun ve aniden yakın arkadaşının doğum gününü kutlamadığını hatırlıyorsun. Eve gidince ararım deyip kafanda günün değerlendirmesini yapmaya devam ediyorsun. Tam eve vardığında yöneticinden gelen acil kategorisindeki e posta ile tüm geceni o raporu yazmak için harcıyorsun. Sabah uyandığında ise mutlu yıllar dilemek için geç aldığını hatırlıyorsun.

Tüm bunların aslında basit bir sebebi var; beynimiz fikir sahibi olmak içindir, onları tutmak için değil. 

Yalnızca boşaltılmış bir zihin ve organize olmuş düşünceler ile etkili sonuçlar elde edebiliriz. 

Getting Things Done yönteminde işlerin yapılması 5 adımdan oluşur. Yakalama, işleme, organize etme, gözden geçirme ve devreye alma.

1. Adım: Capture

Her şey tüm fikirleri, görevleri, projeleri kısaca her şeyi yakalamak ile başlar. Her gün önümüze gelen bilgi parçalarını toplamalıyız. Bu bilgi parçaları e postalar, mektuplar, çağrılar, birileriyle konuşarak gelen eylem öğeleri, yaratıcılık ve hayal gücü ile doğmuş fikirler ve görevler gibi şeylerdir. Bu bilgiler nereden gelirse gelsin onları bir yere kaydetmeliyiz. Çünkü bu bilgilerin hepsini beynimizde eksiksiz olarak tutmamız mümkün değildir. 

2. Adım: Process

Yakaladığımız her bir öğe için kendimize bu soruyu soruyoruz: Bu, işlem yapılabilir bir öğe mi?  İşlem yapılabilir ise, yani bir cevap yazılması gerekiyorsa; örneğin bir konu hakkında sizden bilgi isteyen bir iş arkadaşınızdan gelen e posta olabilir. Bunun için kendimize tekrar sormalıyız; bu cevabı 2 dakika içinde yazabilir miyim? Bu e postayı yanıtlamak 2 dakikadan az sürede cevaplanabilecek ise hemen cevaplamalıyız. Konu ile ilgili 20 dakikalık bir cevap yazmamız gerekiyorsa bunu planlamak daha sağlıklı olacaktır. İşlem yapılamaz ise, yani size sadece bilgi amaçlı gelen, cevap yazmanız gereken bir e posta değilse (kredi kartı hesap ekstreniz vb.) 2 seçeneğimiz var. Sakla veya çöpe at. Her bilgi için aynı işlem tekrarlanmalıdır. 

3. Adım: Organize

İşlenmiş tüm bilgilerin düzenlenmesi gereken ve asıl sihrin yapıldığı adımdır. Artık elimizde daha önce yapmadığımız tüm işlem yapılabilir öğelerden bir işlem listemiz var. Şimdi bu işlem yapılabilir öğeleri 3 kritere göre organize etmeli ve önceliklendirmeliyiz. Projeye göre, zamana göre ve içeriğe göre. Kendi içinde anlamlı olanları aynı grup altında toplamalıyız. Örneğin yıl sonu toplantısı için hazırlayacağın sunum ve çocuğunun doğum günü için hazırlayacağın sürpriz doğum günü organizasyonu aynı kategoride yer almaktadır.
Tamamlanması için son bir tarihi olan yada belirli bir zamana sahip eylemler için (yakın arkadaşının kutlamayı unuttuğun doğum günü ) bir takvim kullanılmalıdır. Son grup içinse aramamız gereken kişileri, yapmamız gereken alışveriş listesi gibi eylemleri gruplandırabiliriz. Birden fazla kategoriye sahip eylemleri eşleştirebiliriz. 




4. Adım: Review

Her hafta tüm öğelerimizi gözden geçirmemiz ve gerekirse düzenlememiz gerekmektedir. Her öğe olması gereken yerde mi? İşlem yapılabilme durumuna göre öğeler gruplandırılmış mı? Geçmiş zamanlardan devreden bir karmaşık bilgi dağı ile karşılaşmak istemiyorsak her hafta ve her ay gözden geçirme adımını tekrarlamalıyız. Örneğin bir kitap yazıyorsak bir ay sonunda hedeflediğimiz sayfa sayısına ulaştığımızı kontrol etmeliyiz. 




5. Adım: Engage 

Bu adım artık gerçekten ''meşgul'' olduğumuz adımdır. Takvimimiz bugün yapmamız gereken tüm görevleri içermelidir. Proje listemiz, bir projeyi ileri taşımak için yapmamız gerekenleri bize söyleyecektir. Bu liste daha önce birbiriyle uyumlu öğelerin bir araya toplanması ile oluşturulmuştu. Haftaya yetiştirmemiz gereken raporu yazarken gelen e postaya ne yapmamız gerektiğini artık biliyoruz. 2 dakika içerisinde cevaplayabileceğimiz bir konu ise cevaplayıp geçiyoruz. Daha uzun bir süre alacaksa 1. adım capture yolluyoruz. Bu döngü kontrolümüz olduğu sürece devam edecektir.



Eisenhower Matrisi;

En sade zaman yönetimi yöntemlerinden biridir Eisenhower Matrisi. İş koşturmacası içinde yapmamız gereken işleri bitiremiyoruz. Belirli bir zamana sığdırmaya çalıştığımız işleri sadece aciliyet durumuna göre önceliklendiriyoruz. Fakat birçok acil iş önemli olmayabilir yada önemli bir iş acil olmayabilir. İşte tam bu noktada Eisenhower Matrisi bize işleri önem ve aciliyet derecesine göre gruplandırmamızı öğütlüyor. 



1. Grup: ACİL VE ÖNEMLİ (Alarm Durumu)

Elimizde o an ne iş varsa bırakıp hemen tamamlamamız gereken gruptaki işlerdir. Eğer çok yoğun ve esnek olmayan günlük bir programda bu grupta bir iş yapmamız gerekirse tüm listemiz alt üst olabilir. Sürekli olarak 3. ve 4. gruptaki işlerin bu gruba girmesini engellersek stresten büyük ölçüde kurtulmuş oluruz. 

Örneğin geçen hafta açıklanan toplantı takvimine göre hazırlamamız gereken sunum 3. grupta; yani önemli ama acil değildir. Bu sunumu hazırlamaya toplantı sabahı başlamışsak bu iş artık 1. grupta yani acil ve önemli  grubundadır. Ve o sırada da yöneticimizden toplantı için ekstra acil bir rapor hazırlamamız istenmişse hayati bir karar vermek zorunda kalabiliriz: Toplantıya sunumsuz girmek veya yöneticimize bu raporu hazırlamak için vaktimiz olmadığını söylemek.


2. Grup: ACİL - ÖNEMLİ DEĞİL 

İşleri delege edebileceğimiz gruptaki işlerdir. Delege etmek özellikle yöneticilerin çok sık başvurduğu bir yöntemdir. Unutulmamalıdır ki her çalışan sadece kendi zamanını kullanabilir, yöneticiler ise tüm çalışanların zamanlarını. Bir çalışanın bir işi bitirmek için günlük 8 saati varsa, zamanı iyi kullanan bir yöneticinin kendi 8 saati ve çalışan sayısı çarpı 8 saat kadar vakti vardır. 
Ekip içinde de başvurulması gereken bir yöntemdir.

Yine 1. gruptaki örnek üzerinden devam edecek olursak, toplantıya yetiştirmeye çalıştığımız sunumu hazırlarken gelen acil ve önemli gruptaki rapor hazırlama işini, yapabileceğini bildiğimiz ekip arkadaşlarımızın birinden isteyebiliriz. 


3. Grup: ÖNEMLİ - ACİL DEĞİL

Hemen yapmamız gerekmeyen fakat ne zaman yapılacağını hemen planlamamız gereken gruptaki işlerdir. Eğer planlamaya uyulmaz ise 1. gruptaki örnek işe dönüşür. Bu grupta önemli olan sağlıklı planlama yapıp bu planlamaya uymaktır.


4. Grup: ÖNEMLİ DEĞİL - ACİL DEĞİL

Yapılmasa da olur grubundaki işlerdir. Genellikle günlük programımızı sabote edebilecek ve zaman kaybına neden olacak işlerdir. En sağlıklısı o gün yapılacaklar listesinden çıkarılmasıdır.

       ''ÖNEMLİ OLAN NADİREN ACİLDİR. ACİL OLAN İSE NADİREN ÖNEMLİDİR.''
                                                                                              
                                                                                                     Dwight D. Eisenhower




Pomodoro Tekniği;

1980’li yıllarda Francesco Cirillo adlı bir öğrencinin zamanı daha verimli kullanabilmek için oluşturduğu bir tekniktir. 25 dakika çalışıp 5 dakika mola verme üzerine kurulu bir sistemdir.

Pomodoro tekniği, diğer zaman yönetimi yöntemlerini tamamlayıcı olarak kullanılabilecek etkin bir çalışma sistemidir. Özellikle bir işe başlama konusunda konsantrasyon problemi yaşayanlar için ideal bir tekniktir. 

İhtiyacımız olan tek şey zaman dolduğunda bizi uyaracak bir cihaz. Cep telefonlarının çoğunda zamanlayıcı özelliği bulunmaktadır. Eğer bu özellik cihazımızda yoksa cep telefonumuzun alarm özelliğinden faydalanabiliriz.

Bu tekniği uygulamak için öncelikle yapmamız gereken görevlerin bir listesini oluşturmak ve bu listeden öncelik sırasına göre birini seçmek. 

Zamanlayıcımızı 25 dakika sonra uyarı vermeye programlayıp çalışmaya başlayabiliriz. Bu tekniği uygularken dikkat etmemiz gereken en önemli detay 25 dakikalık çalışma aşamasında göreve yoğunlaşmaktır. 25 dakikalık çalışmanın tamamlanmasının ardından 5 dakikalık kısa bir mola vermeliyiz. Diğer dikkat etmemiz gereken detaylardan biri de; çalışırken molayı, moladayken de çalışmayı düşünmemeliyiz. 

Toplamda tamamladığımız 30 dakika 1 Pomodoro demektir. Bu şekilde 4 Pomodoro periyodu çalıştıktan sonra ihtiyaca göre 15 - 30 dakikalık uzun bir mola veriyoruz. Tamamlanan her görevi listeden tamamlandı olarak işaretliyoruz. İdeal çalışma şekli günlük 4 - 8 Pomodoro periyodudur.